Iter Organizzativo

Tutti i nostri eventi vengono seguiti con particolare cura, ma sicuramente l’organizzazione dei Congressi  é l’attività che meglio sintetizza le nostre competenze.  Ascoltiamo le esigenze del cliente, proponiamo soluzioni  e, concordate le modalità,  operiamo in continua sintonia per concretizzare i seguenti servizi:

1.    Responsabilità dell’intera gestione finanziaria, amministrativa e contabile dell’evento, di conseguenza curiamo tutti i movimenti finanziari, in particolar modo  i contatti con gli sponsor, la gestione di:  ricevimento, registrazione e saldo delle fatture fornitori, riscossione degli incassi ed emissione delle relative fatture ai clienti.

2.    Polizza assicurativa, di valore adeguato al budget congressuale, viene stipulata con una garantita Società di Assicurazioni per premunirsi contro possibili rischi R.C., inerenti l’organizzazione e lo svolgimento del Congresso.

3.    Espletamento pratiche ECM:

• reperimento documenti per accreditamento
• pratica AIFA per Aziende Farmaceutiche
• rilevamento presenze
• questionario ECM
• Elaborazione in tempo reale di statistiche sulle presenze durante l’evento
• invio attestato
• rendicontazione

4.    Ricerca di una Sede che risponda alle esigenze dei programmi scientifici e sociali

5.    Creazione grafica del Save the Date, del Programma, delle Newsletter di aggiornamento e predisposizione dei relativi invii

6.    Progettazione grafica di tutti gli stampati: i.e. inviti, attestati, badge, coupon, atti del congresso

7.    Creazione di mailing list ad hoc per ogni singolo evento

8.    Richiesta Patrocini

9.    Realizzazione e monitoraggio del sito del congresso, con i relativi servizi online:

•  Pubblicazione del programma preliminare con aggiornamenti in tempo reale
• Pubblicazione del programma definitivo e time table
• Iscrizione e possibilità di pagamento online
• Spazio dedicato alle Aziende sponsorizzatrici con accesso riservato
• Creazione del proprio percorso formativo ovvero una stampa degli impegni al congresso
• Gestione relazioni dei relatori
• Gestione Abstract
• Coordinamento attività referee
• Piattaforma per logistica viaggi e soggiorno
• Caricamento presentazioni (previa liberatoria)
• Galleria fotografica

10. Pianificazione e gestione dell’area congressuale:

•  Area espositiva idonea alle esigenze delle Aziende sponsor
• Area Poster o E.Poster
• Individuazione dei servizi congressuali: Registrazione, Assistenza Hostess, Internet Point, Slide center, Assistenza tecnica, catering
• Predisposizione rilevamento automatico presenze ECM in regola con le direttive del Ministero della Salute

11.  Ospitalità Relatori:

•  Invio lettera di invito
• Gestione Viaggio e Soggiorno
• Invio Agenda personalizzata riepilogativa di tutti gli impegni congressuali
• Sportello di Registrazione dedicato
• Aree meeting e catering riservate
• Approntamento per i Moderatori di una cartellina con i profili dei Relatori, utile per la presentazione degli stessi in occasione delle Sessioni Scientifiche

12. Ospitalità Partecipanti:

•  Attraverso il sito del Congresso viene predisposta una piattaforma per richieste di viaggio e soggiorno

13. Eventi Sociali:

•  Invito Autorità
• Cerimonia Inaugurale
• Cena del Comitato Direttivo
• Cena Sociale
• Programmi speciali Ospiti stranieri
• Programmi ad hoc per eventuali celebrazioni

14. Invio di  SMS a nome del Presidente o altri messaggi inerenti il Congresso, nei giorni precedenti o durante l’evento stesso, a tutti gli iscritti che hanno comunicato alla Segreteria il numero di cellulare sulla scheda di iscrizione.